کار کردن از خانه هیجان انگیز است زیرا راحتی و کارآیی زیادی را فراهم می‌آورد، اما اگر دفتر کارتان خیلی معمولی باشد یا به خوبی از محیط خانه تفکیک نشود، ممکن است بهره‌وری را تا حد زیادی کاهش دهد.
با اینکه راحتی در هر دفتر کاری یک امر ضروری است، اما دفتری که بیش از حد معمولی باشد ممکن است مانع از انجام کارها شود. شما باید راهی پیدا کنید تا خود را از کارهایی که به خانه مربوط می‌شود جدا کرده و “سکوت” را جایگزین سایر صداها و وقفه‌های طبیعی موجود در محیط کنید.
یادتان باشد باید در مورد مرزهای جسمانی و فیزیکی این فضای کاری نیز تمایز قائل شوید. موثرترین روش برای انجام این کار طراحی این فضا به وسیلۀ خودتان است.
اما قبل از شروع این سؤالات را از خود بپرسید:
- در این فضا چه خواهید کرد؟
- چه نوع کارهایی باید انجام شود؟
- آیا مراجعین خارجی خواهید داشت؟
- آیا همکاران برای کارهای مشترک به این محیط خواهند آمد؟
- چه نوع موادی مرجوع و یا ذخیره خواهند شد؟
- چه نوع تجهیزاتی مورد نیاز است؟
- چه زمانی باید کارِ بیشتری انجام دهم؟
- آیا نیاز است که تماس تصویری برقرار کنم؟
- آیا می‌توانم کنفرانس ویدئویی داشته باشم؟
با پاسخ به این سوالات می‌توانید برنامه‌ریزی راه اندازی یک دفتر خانگی را آغاز کنید.
مرحلۀ بعدی تنظیم فضای شماست. می‌خواهید دفتر خود را کجا قرار دهید؟ نیازی به یک جای بزرگ و گران‌قیمت نیست، فقط کافی‌ست از فضاهای دیگر مجزا باشد. ممکن است بتوانید اتاق مهمان را که فقط چند بار در سال از آن استفاده می‌کنید یا مکان دیگری که کمتر مورد استفادۀ شماست را به اتاق کارتان تبدیل کنید. فقط یادتان باشد پیش از هر چیز فضایی را که قرار است به این کار اختصاص دهید و از این به بعد “فضای شما” باشد را به خوبی ارزیابی کنید.
تمام کارهای مربوط به کارتان را در آن فضا نگه دارید، زیرا مهم است که بتوانید چیزهایی را پیدا یا بازیابی کنید و در این فضا کارآمد باشید. یادتان باشد که باید یک فضای غیر اداری را نیز در خانه و به دور از وسایلِ کار حفظ کنید. این کار باعث ایجاد تعادل سالم می‌شود و این امکان را به شما می‌دهد که وقتی از کار خسته شدید به فضای دیگری بروید و استراحت کنید.
ساعت کار مشخصی را برای کارِ خود در خانه مشخص کنید. این کار به تعادل زندگی شما کمک می‌کند و همچنین باعث می‌شود فعال‌تر باشید و روز خود را سازماندهی کنید. بزرگترین مشکل افرادی که در خانه کار می‌کنند این است که نمی‌توانند بین کار و زندگی تفکیک ایجاد کنند.
تقسیم بندی روزتان به بخش‌های قابل شناسایی کمک شایانی به شما خواهد کرد. طرح مشخصی از زمانی را که در دفتر مشغول کار هستید تنظیم کنید. این کار در ایجاد برنامه‌ای در جهت بهره‌وری کمک کننده خواهد بود.
5 اشتباه رایجی که افراد هنگام راه اندازی دفترِ کار در خانه مرتکب می‌شوند چیست؟
- آویزان کردن صفحۀ نمایش در نزدیکی محل کارِ خود به جای نصب آن روی دیوار.
- اجزای نامناسب ذخیره سازی
- کمبود فضا برای مواد مرجوعی
- تجهیزات کُند و ناکارآمد
- مدیریت نامناسب سیم (وجود سیم و کابل در همه جای اتاق)
5 مورد مهمی که هنگام راه اندازی دفترِ کار در خانه باید در نظر بگیرید چیست؟
- تجهیزات. سرعت و کارایی در خانه بسیار مهم است. اما تصمیمات دقیق بگیرید. از خود بپرسید آیا بودنِ یک دستگاه بزرگ کپی ضروری است یا می‌توانید در مواقع لزوم پرینت را بیرون از خانه انجام دهید. برای تجهیزاتی که روزانه از آنها استفاده نخواهید کرد هزینه نکنید.
یک مرکز اصلی بی‌سیم برای دفتر کار خود پیدا کنید تا بتوانید از پشت میز یا صندلی در هر دو حالتِ نشسته و ایستاده با لپ‌تاپ خود کار کنید. این گزینۀ ساده می‌تواند توانایی حل مسئله و تفکر خلاق شما را افزایش دهد.
شما به یک خط تلفن جداگانه برای دفتر خود نیاز دارید چرا که نباید هیچ از همکاران یا مشتریانتان پشت خط منتظر بمانند. همچنین مطمئن شوید که تلفنتان قابلیت پیام‌رسانی، کنفرانس و بلندگو را دارد.
مطمئن باشید که یک تیم پشتیبانی رایانۀ محلی و پاسخگو دارید که می‌توانید بلافاصله با آنها تماس بگیرید. باید بدانید که می‌توانید به تجهیزات مورد نیاز خود اعتماد کنید.
مطمئن شوید که برای سریع‌ترین تجهیزات موجود در بازار هزینه می‌کنید، بنابراین وقت خود را صرف رفع و رجوع اشکالات این تجهیزات نخواهید کرد.
و در نهایت بیمۀ این تجهیزات را فراموش نکنید. سیاست‌های مقرون به صرفه، تجهیزات دفتری منزل شما را در صورت بروز خسارت یا حادثه بیمه می‌کند. شما به این آرامش خاطر نیاز دارید. بسیاری از شرکت‌های بیمه، پوشش ویژه‌ای را برای افرادی که در خانه کار می‌کنند، ارائه می‌دهند.
- نورپردازی. روشنایی خوب ضروری است. در حالت ایده‌آل به نور طبیعی روز نیاز دارید. اگر فضای شما پنجره داشته باشد، باعث افزایش نور می‌شود. از آنجا که نورِ خورشید از هر طیفِ رنگ، نسبتی تقریبا مساوی دارد نورِ روز متعادلترین منبع نورِ سفید در دسترس است. با این حال، این نور هیچگاه رنگ ثابتی ندارد و زیبایی آن از نحوۀ انعکاس و بازتابش توسط زمین (مانند زمان‌های مختلف روز) ناشی می‌شود. رنگ نورِ طبیعی بر اساس موقعیت جغرافیایی نیز متفاوت است. همیشه داشتنِ نور در محل کار البته در اندازۀ طبیعی مفید است.
در صورت عدم وجودِ نورِ روز، به ترکیبی از روشنایی عمومی و چراغِ کار نیاز خواهید داشت. وجود یک چراغ کار با کیفیت نور بالا برای اواخر شب یا روزهای ابری ضروری است. اگر دفترِ کار شما در خانه در زیرزمین یا اتاقی بدون پنجره است، از منابع تابشی روزانه که انرژی کارآمد و روشنایی با طیف کامل را فراهم می‌کند استفاده کنید. بسیاری از وسایل روشنایی ارگونومیک دارای سوئیچ‌های کم کنندۀ نور هستند که می‌توانید میزان نور را کنترل کنید.
موثرترین نورپردازی؛ کامل‌ترین کیفیت رنگ‌های روشن کننده را نشان می‌دهد. اگر میزان روشنایی خیلی کم باشد، می‌تواند اثرات روانی منفی از جمله افسردگی را به همراه داشته باشد. نورپردازی با رنگ زرد بهترین گزینه برای آرامش روانی انسان است. این رنگ، رنگِ روشنایی است و حد میانیِ رنگ‌ها از خنک تا گرم محسوب می‌شود.
برای جلوگیری از تابشِ مستمر، روشنایی را به صورت مستقیم بالای صفحۀ رایانه و صفحۀ رایانه را به صورت مستقیم در مقابل منبع نور قرار ندهید. این کار باعث خستگی چشم می‌شود.
دستورالعمل‌های مربوط به انرژی منجر به کاهش سطح نورهای جدید در دفاترِ کار می‌شود که راحتی چشم‌ها را به همراه دارد. مهم‌ترین عاملی که در مورد نور وجود دارد، امکان کنترل میزان روشنایی و شدت آن است.
- حریم خصوصی. هیچ‌کس نمی‌تواند در دریایی از سر و صدا یا عوامل مزاحم به طور موثر کار کند. هنگام برنامه‌ریزی محیطِ اداری خود، اطمینان حاصل کنید که این محیط تا حدودی حریم خصوصی را برایتان به ارمغان می‌آورد. ممکن است هدفون بتواند شما را تا حدی از سر و صداهای اطراف حفظ کند، اما هیچ‌کس دوست ندارد تمام مدت هدفون را روی گوش‌های خود تحمل کند. صفحات قابل حمل را می‌توان برای جداسازی محل کار خود از محیط‌های دیگر استفاده کرد. از طرف دیگر، دیوارهای تقسیم کننده که دو برابر قفسه‌های کتاب هستند نه تنها محیط را جدا می‌کنند، بلکه راه‌حل‌های ذخیره‌سازیِ عالی‌ای را نیز فراهم می‌کنند.
برای کمک به ایجاد آرامشِ مورد نیاز برای تمرکز واقعی و کار، یک صدای کم می‌تواند کمک کننده باشد. می‌توان برای از بین بردن سایر صداها از فیلترهای هوا و فن‌های کم صدا استفاده کرد.
اگر مکانی که انتخاب کرده‌اید در ندارد، ممکن است استفاده از علامت‌های (“لطفا مزاحم نشوید” یا “لطفا سکوت را رعایت کنید”) مفید واقع شود چرا که به دیگران یادآوری می‌شود که الان “زمانِ کار” است.
- چیدمان/ سازمان. ضرب المثل قدیمیِ “هر سخن جایی و هر نکته مکانی دارد”، به کاهش استرس کمک می‌کند. اگر با دقت به شرایط ذخیره سازیِ خود فکر کرده باشید، هیچ وقت فضا کم نخواهید آورد.
سطح میزِ انتخابی شما لپ‌تاپ، رایانه و موارد مرتبط با کارتان را رویِ خود جای خواهد داد. احتمالا میزتان همان مکانی خواهد بود که بیشتر وقت خود را آنجا سپری خواهید کرد. گزینه‌های موجودِ بیشماری را برای سازماندهی برگه‌های روی میزتان در نظر بگیرید. آنچه برای بهره‌وری ضرورت دارد، داشتن یک میزِکار سازمان یافته است که همه‌چیز را مرتب نگاه دارد و مانع از بهم ریختگی شود.
راه‌حل‌های بسیار ساده‌ای برای این سازماندهی وجود دارد، مثلا: یک فنجان برای مدادها، یک سینی برای قرار دادن تمام لوازم مربوط به نوشتن در یک مکان، به اضافۀ یک نگه دارندۀ یادداشت‌ها و کارت ویزیت‌ها، بنابراین به معنای واقعی کلمه برای هر چیزی جای مشخصی وجود خواهد داشت. فروشگاه‌هایی مانند فروشگاه آرک، کار را برای این سازماندهی راحت‌تر کرده است. در این دوره و زمانه، گزینه‌های زیادی برای ذخیره سازی وجود دارد و این چالش بیشتر در پیدا کردن چیزهایی است که با کار و کاغذهای مورد استفادۀ شما تطبیق بیشتری داشته باشد. آیا چپ دست هستید؟ زمانیکه برای نحوۀ ذخیره‌سازی و سازماندهی خود برنامه‌ریزی می‌کنید به این نکته توجه کنید.
طراح و تولید کنندۀ ایتالیایی EmmeBi نمونه‌های شگفت انگیزی از نحوۀ سازماندهی یک دفتر؛ هم تجاری و هم مسکونی دارد. می‌توانید از این ایده‌ها الهام بگیرید و اگر بودجۀ شما با یک رویکرد متوسط تر سازگاری بهتری دارد، می‌توانید از فروشگاه‌هایی مانند فروشگاه آرک و سایر فروشگاه‌های مشابه ایده بگیرید.
- ارگونومی. سلامتی، ایمنی و آسایش شما بسیار مهم است. بنابراین، مواردی که انتخاب می‌کنید باید به صورت ارگونومیک طراحی شوند تا ضمن استفاده از آنها سلامت و آسایش‌تان نیز تامین شود.
تولیدکنندگان صندلی، پیشرفت قابل توجهی در قابلیت تنظیم و راحتی برای کاربرانِ رایانه داشته‌اند. آنها حتی بیومکانیک صندلی را نیز بررسی کرده‌اند. صندلی‌های کار مصداق این تحقیق هستند و زندگی افراد را حتی وقتی یک روز کامل پشت رایانه می‌نشینند، آسان‌تر می‌کنند. آفو صندلی‌هایی تولید کرده‌است که از ویژگی نقطۀ تعادل لگن و تکنولوژی شانۀ آزاد بهره‌مند می‌شوید. آنها در هنگام کار با رایانه واقعا با پشت و ستون فقرات شما مهربان هستند. صندلی پیشنهادی دیگر نیلپر است. همچنین زمان و تلاش زیادی برای مطالعۀ نیازهای بدن انسان در هنگام کار صرف و صورت گرفته است. اگر در موقعیتی قرار دارید که زمان زیادی را صرف نوشتن یا خلق کردن می‌کنید، صندلی‌های این شرکت یک سرمایه‌گذاری محسوب می‌شود که سال‌های سال از آنها سپاسگزار خواهید بود.
به استراحت پا توجه کنید. ابزارهای ارگونومیک ماوس که متناسب با دست شما شکل گرفته‌اند و پدهای نرم صفحه کلید که امکان استراحت و آرامش مچ‌دستتان را فراهم می‌کند نمونه‌ای از این ابزارها هستند. تمام این‌ها باعث افزایش تجربۀ کار شده و باعث می‌شود در محل کار استرس کمتری به بدن شما وارد شود. هدف این است که کار را برای بدن خود آسان کنید و از بخش‌هایی از بدن که به طور مداوم از آنها کار می‌کِشید، پشتیبانی کنید.
چگونه می‌توانید دفتری بسازید که از مزیت ذهنیت “سبز” یا کمک به کرۀ زمین بهره بگیرد؟
پایداری را در نظر بگیرید. رایانه‌ها حاوی مواد خطرناکی مانند فلزات سنگین، وینیل و مواد شیمیایی سمی هستند. همچنین برای روشن شدن و کار کردن به برق نیاز دارند. وقتی از رایانه، پرینتر و سایر تجهیزات اداری‌تان استفاده نمی‌کنید، آنها را در حالت خاموش نگه دارید. ویژگی‌های صرفه‌جویی در مصرف برق را در رایانۀ خود فعال کنید. هنگام خرید تجهیزات جدید، اطمینان حاصل کنید که تجهیزاتی که در حال حاضر برای کار در خانه می‌خرید قابل بازیافت باشند. از ریختن تجهیزات اداری داخل سطل زباله خودداری کنید. یک جستجوی ساده در اینترنت گزینه‌های زیادی را برای تحویل دادن این زباله‌ها به شما معرفی خواهد کرد.
کرۀ زمین را فراموش نکنید. طراحی سازگار با محیط زیست، مواد سازگار با زمین را تضمین می‌کند. مواردی مانند میزهای شیشه‌ای بازیافت شده را انتخاب کرده و موادی را تهیه کنید که از منابع بهینه مانند چوب‌های جنگلی پایدار و محصولاتی که قابل بازیافت هستند استفاده می‌کنند. در صورت دسترس بودن، از منابع محلی و منطقه‌ای استفاده کنید، زیرا این کار پول را در محل حفظ کرده، از مشاغل محلی پشتیبانی می‌کند و هزینۀ حمل و نقل (و همچنین منابع مورد استفاده) را به حداقل می‌رساند. همچنین از آزمایش راه‌های ادغام انرژی یا حفظ منابع طبیعی مانند “نور روز” که از نور طبیعی استفاده می‌شود، نترسید. این کار نه تنها به شما کمک می‌کند در هنگام کار احساس بهتری داشته باشید، بلکه به کرۀ زمین نیز کمک خواهد کرد.
بهترین رنگ‌ها برای یک دفتر کدام‌اند؟
روانشناسیِ رنگ کاملا واقعی است. برخی رنگ‌ها واکنش‌های عاطفی، فیزیکی و پاسخ‌های افراد را القا می‌کنند. رنگ بر خلق و خو و میزان انرژی تاثیر می‌گذارد. بنابراین از تاثیر روانی رنگی که برای خانۀ خود انتخاب می‌کنید، آگاه باشید.
رنگ‌های آبی، سبز و بنفش رنگ‌های سرد محسوب می‌شوند. این رنگ‌ها احساس آرامش و سکون می‌دهند. درواقع رنگِ آبی می‌تواند اتاق را آرام‌تر کند و برای افرادی که می‌خواهند بخوابند حکمِ لالایی را دارد. این رنگ برای اتاق خواب بسیار ایده‌آل است، اما برای محیط اداری اصلا مناسب نیست.
به عنوان رنگِ غالب در طبیعت، رنگ سبز رنگی خنثی تلقی می‌شود. در محیطی که رنگِ غالب، سبز است بسیار راحت هستیم. رنگ سبز حسِ ارگانیک، تازگی و آرامش بخشی را تداعی می‌کند و می‌تواند باعث افزایش تمرکز شود. تصاویر برندهای جدید امروزی یک سبزِ لیمویی که با رنگِ زرد ترکیب شده را نمایان می‌کند. این رنگ می‌تواند طراوت و نشاط را به یک دفتر بیاورد. افزودن رنگ سبز به یک محیط اداری باعث ایجاد تعادل می‌شود.
رنگ زرد توجه را جلب می‌کند. به همین دلیل است که اکثر هایلایت‌ها زرد هستند. هیچ رنگ دیگری مانند رنگ زرد توجه چشم را به خود جلب نمی‌کند. این رنگ باعث خوشحالی و خوش‌بینی افراد می‌شود. اما رنگِ زرد روشن در محیط اداری می‌تواند باعث حواس‌پرتی یا اضطراب شود.
رنگ قرمز، انرژی‌زا و هیجان‌آور است. اغلب احساسات قوی و هیجان تولید می‌کند. اگر قرار است از این رنگ در دفتر کار استفاده شود، بهتر است فقط برای مکانی که نیازمند توجه بیشتری است، به کار گرفته شود.
رنگ‌های سفید، عاجی، خاکستری و برنزی می‌توانند تغییرات ظریف رنگی را به همراه داشته باشند. بنابراین می‌توانند در کنار رنگ‌هایی که احساس راحتی بیشتری با آنها دارید مانند خاکستری تیره یا روشن استفاده شوند. این رنگ‌ها باعث حواس‌پرتی نمی‌شوند و می‌توانند با رنگ‌های تاکیدی که حامل پیام شادی و نشاط هستند، ترکیب شوند.
ثابت شده‌است که بنفش تیره و سایه‌های آن باعث تحریک تخیل می‌شود. طیف‌های بنفش از طیف تیره تا روشن برای محیط‌هایی که نیاز به تمرکز و مراقبه وجود دارد بسیار مناسب است.
با وجود این همه رنگ و توضیحاتی که در مورد آنها وجود دارد، لازم است آنها را روی دیوار در ابعاد بزرگ امتحان کنید تا از سازگاری آن اطمینان حاصل کنید.
هیچ فرمول واقعی و سریعی برای ترکیب‌های رنگی وجود ندارد. ترکیب رنگ، تابع خواستِ افرادی است که می‌خواهند در آن محیط حضور داشته باشند.
چگونه می‌توان مفهوم طراحی یک دفترِ خانگی را به طور خلاصه بیان کرد؟
فضای خودتان را بسازید. اطمینان حاصل کنید که فضا منعکس کنندۀ شخصیت شماست و از بودن در آنجا لذت می‌برید. اطمینان حاصل کنید که دفترتان خود شما را منعکس می‌کند و حاوی یک شیء یا عکس مورد علاقۀ شماست که هنگام استراحت شما را از فضای موجود رها می‌سازد. این همان نکات کوچکی‌است که به شما کمک می‌کند فضای خودتان را بسازید.
دفتر شما باید ارتباطی میان خود، روح و بهره‌وری‌تان باشد. این مکان باید برایتان بیش از حواس‌پرتی، تمرکز به ارمغان بیاورد و درست همان جایی باشد که می‌خواهید باشید و وقت خود را در آن سپری کنید. این امر روی شما تاثیر مثبت خواهد گذاشت و راندمان کاری‌تان را بالا خواهد برد.
