فارغ از شغلی که در آن هستید، بهره‌وری یکی از مهم‌ترین فاکتورهاست. هر رئیسی آرزو دارد بهره‌وری شرکت خود را افزایش دهد و هر کارمندی در تلاش است تا رئیس خود را تحت تاثیر قرار دهد. هر دو یک هدفِ مشترک دارند، بله افزایش بهره‌وری. روش‌های زیادی برای تقویت بهره‌وری وجود دارد از ایجاد تغییرات بزرگ گرفته تا توجه به فواصل زمان استراحت در کار.

برای اکثر صاحبان مشاغل، هیچ چیزی مهم‌تر از بهره‌وری در محل کار نیست. امروزه بسیاری از برندهای بزرگ برای بهبود کارایی در محیط کار، هزینه‌های زیادی را برای طراحی کلی، روشنایی و چیدمان مبلمان اداری صرف می‌کنند. این امر نشان می‌دهد که یک فضای صمیمی، روشن و آرام تا چه اندازه می‌تواند باعث افزایش کارایی شود.

البته نیازی نیست برای ایجاد یک فضای کاریِ مثبت، به بانک دستبرد بزنید. اِعمال برخی تغییراتِ کوچک می‌تواند باعث تغییر و تفاوت در در بهره‌وری و کارایی شود. تکنیک‌های زیادی برای به کارگیری انواع تجهیزت اداری در دسترس وجود دارد تا بهره‌وری تیم شما را ارتقاء بخشد.

در ادامه چند روش برای بهبود بهره‌وری در فضای کار آمده است:

محیط کار را روشن و مطبوع کنید

طبق برخی مطالعات، فضای روشن برای تقویت خلاقیت ضروری است. نور طبیعی می‌تواند خلق و خو را به میزان قابل توجهی بهبود بخشد و به تمرکز در کارها کمک کند. کارمندانی که در معرض تابش نور هستند، 15 درصد بیشتر از کسانی که در معرض نور نیستند؛ توانایی کارِ مداوم و با کیفیت را دارند. علاوه بر این، تحقیقات نشان می‌دهد افرادی که در طول روز به میزان کافی از نور خورشید بهره‌مند نمی‌شوند، به طور متوسط 46 دقیقه خوابِ شب را از دست می‌دهند. این مسئله تاثیرِ جدی بر کاراییِ کارمندان شما دارد. پیاده‌رویِ کوتاه بعد از ناهار نیز می‌تواند خستگی و کوفتگیِ بدن را کاهش دهد، استرس را کم کند و تاثیر به سزایی در بهبود روحیۀ تک تکِ افراد داشته باشد.

علاوه بر این، با فراهم کردن فضای کاری با تهویۀ مناسب در ماه‌های گرم تابستان با استفاده هواکش‌ها و پنجره‌های باز و گرم کردن محیط در ماه‌های سردِ زمستان، می‌توانید به کارمندان کمک کنید روی کارشان متمرکز باشند و حواسشان پرت نشود.

رنگ مناسبی را انتخاب کنید

رنگ می‌تواند نقش مهمی در محیط کار داشته باشد، بنابراین رنگ دفتر خود را با درایت و آگاهی انتخاب کنید. انتخاب رنگ صحیح و مناسب برای دفتر می‌تواند روی بهره‌وری کارکنان شما تاثیر زیادی بگذارد و استفاده از ترکیب رنگِ اشتباه باعث می‌شود کارکنان احساس خستگی کنند و کج خُلق شوند. بنابراین بهتر است نگاهی به تاثیر رنگ‌ها بر کارایی فضای کار بیندازیم:

آبی: رنگی آرام بخش است. این رنگ می‌تواند ایده‌‌پردازی را تحریک کند و خلاقیت را افزایش دهد.

سبز: احساس هارمونی می‌بخشد، درست مانند رنگِ آبی احساس آرامش می‌دهد و در الهام بخشی برای ایده‌پردازی و نوآوری کمک می‌کند.

زرد: رنگِ خوش‌بینی است، در صورت استفادۀ درست و مناسب می‌تواند تحریک کننده و انگیزه بخش باشد.

قرمز: رنگِ قدرت است، در صورت استفادۀ درست و مناسب می‌تواند به افزایش عملکرد کمک کند.

استفادۀ هوشمندانه از مبلمان اداری

امروزه مبلمان در دفاتر مدرن، یک معاملۀ بزرگ محسوب می‌شود. تهیۀ مبلمان اداریِ راحت برای کارمندان بسیار مهم است، زیرا این امر می‌تواند مشکلات جسمی درد گردن یا درد کمر و پشت را کاهش دهد. برخی مبلمان‌های طراحی شدۀ ارگونومیک مانند صندلی‌های ارگونومیک به شما این امکان را می‌دهند که تنظیمات بی‌شماری را در اندازه‌ها و وضعیت‌های مختلفی برای کارمندان خود فراهم کنید. از آنجا که کارمندان روزانه بیش از 8 ساعت کار می‌کنند این امکان می‌تواند تا حد زیادی به کاهش این مسائل و ارتقاء محیط کار کمک کند.

به دستگاه‌های اداری مناسب مجهز شوید

تجهیز محل کارتان به تجهیزات اداریِ با کیفیت نیز می‌تواند به افزایشِ راندمان کار کمک کند. در ادامه برخی از تجهیزات اداری مورد نیاز برای دستیبابی به بهترین عملکرد در کارتان را مشاهده خواهید کرد.

سیستم تلفنی پیشرفته- یک سیستم تلفنیِ با کیفیت باید در عین سادگی، ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند برنامۀ افزودن تماس، انتقال تماس، انتظار تماس، ضبط تماس و … داشته باشد.

خرد کننده‌های کاغذ- برای امنیت و محافظت مناسب از یک خرد کنِ میان‌بُر کاغذ با درجۀ 3 یا بالاتر استفاده کنید. تقریبا غیر ممکن است که تکه‌های کاغذِ بریده شده مجددا جمع شوند.

پرینتر- یک چاپگرِ لیزری پیشرفته، ویژگی‌های جدید و مدرن بسیاری از جمله اسکن، چاپ، فکس، مدیریت اسناد، ذخیرۀ فایل‌ها و همچنین ارسال و دریافت اسناد به صورت بی‌سیم را دارد که کارِ ایجاد اسناد اداری را آسان و روند انجام آن را تسریع می‌کند.

برش کاغذ- اگر کاغذِ زیادی برش می‌دهید، بهتر است از یک دستگاه با کیفیت و خوب در این زمینه استفاده کنید. این کار برش کاغذ را راحت می‌کند و با وجود این دستگاه نه تنها احساس نا امیدی نمی‌کنید بلکه از فرآیند برش کاغذ لذت هم می‌برید.

دستگاه تا کنندۀ کاغذ- اگر تعداد نامه‌ها یا فاکتورهایتان زیاد است، به یک دستگاه تا کنندۀ کاغذ نیاز دارید. این دستگاه کمکِ بزرگی به شما می‌کند و این کار را تقریبا 10 برابر سریع‌تر از تا کردن دستیِ نامه‌ها یا صورتحساب‌ها انجام می‌دهد.