قصد دارید دفتر کار جدیدی راه‌اندازی کنید یا در حال بازسازی دفتر فعلی هستید؟ اگر پاسختان مثبت است، طراحی و چیدمان فضای کاری شما می‌تواند به‌طور چشمگیری بر بهره‌وری تأثیر بگذارد. چیدمان‌های مختلف محیط کار به‌شدت بر میزان رضایت کارکنان و در نهایت سرعت رشد کسب‌وکار اثر می‌گذارد. در این راهنما، ۵ نوع مختلف از چیدمان‌های اداری را بررسی می‌کنیم.
اگر در حال برنامه‌ریزی برای تغییر محیط کاری هستید یا می‌خواهید بدانید چیدمان محیط کاری چه تأثیری بر بهبود عملکردها دارد، این مقاله برای شما نوشته شده است. سعی می‌کنیم مطالب را با ارائۀ مثال‌های عملی و نکاتی برای افزایش بهره‌وری بیان کنیم. همراه ما باشید.

چیدمان اداری چیست؟

چیدمان اداری یا چیدمان محیط کار، شیوۀ ساختاردادن فضای کار را تعیین می‌کند. نحوۀ چینش مبلمان اداری و قرارگیری محل اتاق‌ها و پارتیشن‌ها و عواملی که به زیباسازی محیط کاری کمک می‌کند چیدمان محیط کار را شکل می‌دهند. شیوۀ چیدمان دفتر به‌طور چشمگیری بر بهره‌وری و رضایت کارکنان تأثیر می‌گذارد.
ما شش نوع اصلی چیدمان اداری داریم:

چیدمان اداری سنتی (traditional layout)
چیدمان اداری تیمی یا گروهی (team-based layout)
چیدمان اداری باز یا بدون دیوار (open plan layout)
چیدمان اداری مبتنی بر فعالیت (activity-based layout)
چیدمان اداری فضای کار اشتراکی یا کوورک (Co-Working Office Layout)

عواملی که در انتخاب چیدمان باید در نظر گرفته شوند عبارت‌اند از: اندازۀ دفتر، تعداد کارمندان، نوع کار، الزامات حفظ حریم خصوصی و بودجه.

اهداف کلیدی و مزایای چیدمان مؤثر محیط کار

عملکرد کارکنان و طراحی محل کار با هم ارتباط مستقیم دارند. هرچه بیشتر تلاش کنید تا چیدمان بهتری را به وجود بیاورید، تأثیر آن بر سود نهایی شرکت شما بیشتر خواهد بود. علاوه بر این، چیدمان اداری کاربردی و زیبا باعث بهبود روحیۀ کارکنان، ترویج همکاری و اطمینان از استفادۀ بهینه از فضا می‌شود.
با درنظرگرفتن این موضوع، بیایید مزایای چیدمان مؤثر محیط کار را با هم بررسی کنیم:

افزایش بهره‌وری با کمک طراحی چیدمان مناسب

طراحی مناسب محیط اداری و کاری می‌تواند روحیه را تقویت کند و به‌طور قابل‌توجهی بهره‌وری را افزایش دهد. در واقع، به موضوعی اشاره می‌کنیم که با عنوان «بهره‌وری چیدمان اداری» شناخته می‌شود. ممکن است این سؤال پیش بیاید که: «چیدمان چه تأثیری بر بهره‌وری دارد؟» یک مثال ساده را در نظر بگیرید: اگر کارکنان زمان کمتری را برای رفتن از یک میز به میز دیگر یا جست‌وجوی تجهیزات یا منابع لازم تلف کنند، طبیعی است که در ساعات اداری، کار بیشتری انجام می‌دهند و بهره‌وری افزایش می‌یابد.

بهبود ارتباطات و همکاری مؤثر

برای موفقیت هر کسب‌وکاری، ارتباط مؤثر و همکاری مناسب میان اعضای تیم بسیار مهم است. رویکرد استراتژیک برای طراحی فضای کاری شما می‌تواند هر دو را تسهیل کند. برای مثال، اختصاص‌دادن فضایی برای استراحت یا اتاق‌های جلسۀ راحت و کاربردی که تیم‌های مختلف می‌توانند در آنجا جمع شوند، جرقۀ ایده‌های نوآورانه را پدید می‌آورد. در چنین فضایی، تبادل اطلاعات بهتر خواهد بود.
تغییر چیدمان از شیوۀ استقرار در اتاق‌های جداگانه به چیدمان باز، گفت‌وگوهای خودجوش و طوفان‌های فکری بداهه را تشویق می‌کند. در چنین شرایطی روابط قوی‌تری بین همکاران ایجاد می‌شود و به اشتراک‌گذاری ایده‌ها کمک می‌کند.

افزایش رفاه و رضایت کارکنان

ممکن است برخی از افراد متعجب شوند که چیدمان مناسب مبلمان اداری و محیط کاری چقدر می‌تواند بر سطح تندرستی کارکنان در محل کار تأثیر بگذارد. تابش نور طبیعی در فضای کاری باعث بهبود خلق‌وخو می‌شود. فضاهای کاری با تهویۀ مطبوع بهینه با امکانات اداری مناسب باعث می‌شود کارکنان احساس راحتی کنند و احتمال بروز برخی مشکلات جسمی را کاهش می‌دهد.
علاوه بر این، طراحی فضایی برای استراحت کارکنان و تجدید قوا به سلامت روان آن‌ها کمک می‌کند. کارکنان شاد و سالم اغلب بهره‌ورترند؛ در نتیجه این رویکرد به‌طور استراتژیک به‌نفع کارمندان عمل می‌کند و درعین‌حال بهره‌وری کسب‌وکار را نیز بهبود می‌بخشد. البته داشتن مبلمان اداری ارگونومیک نیز مهم است. از صندلی‌های اداری مناسب، میز اداری استاندارد، فایل‌های زیبا و کارآمد، انواع پارتیشن‌ها و ملزومات اداری کمک بگیرید تا رفاه کارکنان را افزایش دهید.

به‌حداکثررساندن استفاده از فضا

برنامه‌ریزی صحیح برای چیدمان دفتر شما فقط بر بهره‌وری و ارتقای رفاه اثر نمی‌گذارد، بلکه کمک می‌کند از فضا به‌طور بهینه استفاده کنید. هر متر مربع از فضای کار هزینه دارد، بنابراین مطمئن شوید که از هر سانت محیط اداری به‌طور مؤثر استفاده می‌کنید. شیوۀ اختصاص‌دادن فضای مناسب برای کارمندان، اتاق جلسات، فضاهای ذخیره‌سازی و اتاق استراحت می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، اما برای مطابقت با نیازهای عملیاتی بهینه ضروری است.
به یاد داشته باشید منظور ما این نیست که حتماً باید فضای بزرگی داشته باشید، باید بر استفادۀ بهتر از فضای موجود تمرکز کنید. برای مثال، از میزهای چندمنظوره استفاده کنید که در صورت نیاز به میز جلسه یا میز کنفرانس تبدیل می‌شوند. هر تغییر جزئی با هدف مدیریت کارآمد فضا، باعث صرفه‌جویی در هزینه می‌شود و نشان‌دهندۀ فرهنگ کاری سازمان‌یافته و سیستماتیک است. اگر فضای کاری کوچکی دارید، توصیه می‌کنیم این مقاله را نیز مطالعه کنید.
خب بیایید بار دیگر مزایا را با هم مرور کنیم: سرمایه‌گذاری هوشمندانۀ زمان و منابع برای طراحی یک چیدمان اداری مناسب می‌تواند تأثیر چشمگیری بر عملکرد سازمان و کسب‌وکار شما داشته باشد. افزایش بهره‌وری، امکان همکاری و ارتقای سلامت و رضایت کارکنان بخشی از مزایای چیدمان مناسب محیط کار است.

انواع چیدمان اداری

همان‌طور که رایج‌ترین چیدمان‌های اداری مدرن را بررسی می‌کنیم، باید درک کنیم که یک راه‌حل برای همه مناسب نیست. بسته به ترکیبی از عوامل مانند نوع کار، تعداد کارمندان و فضای موجود، طراحی چیدمان اداری ایده‌آل می‌تواند از سازمانی به سازمان دیگر بسیار متفاوت باشد. وقت آن است برویم سراغ انواع چیدمان محیط کاری.

۱. چیدمان اداری سنتی (traditional layout)

چیدمان‌های اداری سنتی معمولاً از ساختار سلسله‌مراتبی و بخش‌بندی‌شده پیروی می‌کنند که منعکس‌کنندۀ سیستم‌های سازمانی کلاسیک است. یک نمونۀ معمولی از این نوع چیدمان، دفتر کاری است که کارمندان در اتاقک‌هایی جدا از هم با دیوارهای کوتاه کار می‌کنند. این چیدمان حریم خصوصی را فراهم می‌کند، اما گاهی اوقات مانع همکاری و خلاقیت می‌شود.
نمونۀ دیگر از چیدمان اداری سنتی، چیدمان دفتر گوشه‌ای است. در این نوع چیدمان، مدیران اجرایی و مدیران، دفترهای خصوصی دارند، در حالی که سایر کارکنان در یک سالن کار می‌کنند و مدیران آن‌ها را حین کار می‌بینند.
نوع دیگر چیدمان اداری سنتی بول‌پن (bullpen) است که شبیه یک فضای باز بزرگ با ردیف‌هایی از میزهاست که کارکنان در آنجا پشت میزهایی نزدیک به هم کار می‌کنند. اتاق کنفرانس، عنصری اساسی در چیدمان اداری سنتی است که اغلب با یک میز کنفرانس و صندلی‌های رسمی مبلمان شده است.
چیدمان اداری سنتی برای چندین دهه رایج بود، اما محیط‌های کاری مدرن به‌سمت طراحی‌های انعطاف‌پذیرتر و مشارکتی پیش می‌روند تا با پویایی محیط کار و نیازهای کارکنان سازگار شوند. به همین دلیل، به‌زودی شاهد چیدمان‌های اداری انعطاف‌پذیرتر خواهیم بود.

۲. چیدمان تیمی یا گروهی (team-based layout)

چیدمان گروهی (تیم-بیس) نوعی رویکرد نوآورانه برای طراحی دفتر و محیط کار اداری است که بر همکاری، ارتباطات و کار گروهی تأکید می‌کند. در چیدمان تیمی یا گروهی محیط اداری، فضاهای باز جایگزین اتاق‌های بسته می‌شوند و این‌گونه تعامل بین اعضای تیم تقویت می‌شود.
یک نمونۀ معمولی از چیدمان گروهی (تیم-بیس)، چیدمانی است که تیم‌ها یا بخش‌ها پشت یک سری میزها یا جایگاه‌های کاری گروه‌بندی می‌شوند و فضایی برای ایجاد حس همکاری و تعامل برای اجرای پروژه فراهم می‌شود. علاوه بر این، این چیدمان گاهی شامل اتاق جلسات غیررسمی، اتاق‌های کوچک برای جلسه‌های گروهی یا میزهای کاری مشترک برای تشویق طوفان فکری است.

۳. چیدمان پلان باز یا بدون دیوار (open plan layout)

چیدمان دفتر بدون دیوار (پلان باز) یکی از مفاهیم طراحی مدرن است که با یک فضای کاری بزرگ و باز مشخص می‌شود. در این فضا، کارمندان همه در کنار هم کار می‌کنند. در این چیدمان، جایگاه‌های کاری اغلب به‌صورت ردیفی یا گروهی چیده می‌شوند و موانع یا پارتیشن‌های کمی وجود دارد که به تقویت کار گروهی کمک می‌کند.
یک نمونه از چیدمان دفتر بدون دیوار (پلان باز)، «میز داغ» است. در این حالت، کارمندان جایگاه کاری مشخصی ندارند و هر روز مکان نشستن خود را انتخاب می‌کنند که انعطاف‌پذیری و سازگاری را تقویت می‌کند.
چیدمان اداری بدون دیوار یا همان چیدمان اداری پلان باز اغلب شامل فضاهای مشترک برای جلسات، استراحت و محیط کاری هستند تا از انواع سبک‌ها و فعالیت‌های کاری پشتیبانی کنند. در این مدل چیدمان، تعامل و کار گروهی تقویت می‌شود ولی باید شامل فضاهای خصوصی و آرام برای کار متمرکز نیز باشند تا بهره‌وری افزایش یابد.

۴. چیدمان اداری مبتنی بر فعالیت یا فعالیت‌محور (activity-based layout)

چیدمان فعالیت‌محور، فضای کار منعطفی ایجاد می‌کند. برای نمونه، در این نوع چیدمان از تخته‌های سفید برای جلسات تیمی، جایگاه‌های خصوصی مناسب برای کار متمرکز و سالن‌هایی برای تعاملات غیررسمی استفاده می‌شود.
علاوه بر این، ممکن است فضاهایی برای تشویق نوآوری در نظر گرفته شده باشد. چیدمان اداری مبتنی بر فعالیت یا فعالیت‌محور تضمین می‌کند که کارکنان، محیط مناسبی برای انجام وظایف خود داشته باشند و درعین‌حال، این نوع با سبک‌های کاری متنوع سازگارند و بهره‌وری و خلاقیت را ارتقا می‌دهند.

۵. چیدمان اداری فضای کار اشتراکی یا کوورک (Co-Working Office Layout)

چیدمان فضای کاری اشتراکی (کوورکینگ) نوعی رویکرد مدرن و همیاری‌محور در محیط‌های کاری است، جایی که افراد یا گروه‌های کوچک از شرکت‌ها یا حرفه‌های مختلف در یک محیط کاری مشترک فعالیت می‌کنند. این نوع چیدمان اداری، خلاقیت و کارایی را تشویق کرده و آن را به گزینه‌ای جذاب برای فریلنسرها، استارتاپ‌ها و شرکت‌های کوچک تبدیل می‌کند.
در فضاهای کاری اشتراکی، معمولاً با یک پلان باز مواجه می‌شوید که شامل ردیف‌هایی از میزها و جایگاه‌های اختصاصی است که برای سازگاری با انواع سبک‌ها و ترجیحات کاری طراحی شده‌اند. این چیدمان‌ها همچنین دارای امکانات مشترکی مانند اتاق جلسات، اتاق استراحت و تعامل با دیگران، آشپزخانه و اینترنت پرسرعت هستند که فضایی پویا و سرشار از منابع را برای بهره‌وری و نوآوری ایجاد می‌کنند.

با چند مدل چیدمان محیط کار آشنا شدیم. هنگام طراحی چیدمان اداری باید از تمام فضا به‌خوبی استفاده کنید. یک پلان کارآمد طراحی کنید، نور طبیعی را به حداکثر برسانید، از مبلمان مدولار استفاده کنید و عناصر ارگونومیک را در محیط به کار ببرید.
هنگام انتخاب چیدمان اداری به نیازهای کارکنان، مساحت فضا، الزامات دسترسی، بودجه، تعداد کارمندان و انواع فعالیت‌ها توجه کنید. با درنظرگرفتن مطالب ارائه‌شده و داشتن چیدمان اداری با طراحی مناسب، می‌توانید درعین‌حال که بهره‌وری را بهینه می‌کنید، به مدیریت رفاه کارکنان نیز کمک کنید. با درک اهمیت انتخاب چیدمان، می‌توانید محیطی را ایجاد کنید که خلاقیت و کارایی را تقویت کند. علاوه بر این، توجه به اهمیت گنجاندن عناصری مانند نور طبیعی، طراوت گیاهان و کنترل صدا می‌تواند تجربۀ محیط کار را بهبود بخشد و رضایت شغلی و سلامت روان را ارتقا دهد.

در فروشگاه آرک، می‌توانید مبلمان اداری متناسب با انواع چیدمان محیط کاری را پیدا کنید. محصولات این فروشگاه متناسب با فضاهای کاری مختلف، نیازهای گوناگون و بودجۀ شما انتخاب شده‌اند. شما از چه شیوه‌ای برای چیدمان فضای کاری استفاده می‌کنید؟

ما را در اینستاگرام دنبال کنید.